L’optimisation des prises de rendez vous : augmenter la productivité en mairie

Depuis de nombreuse années TLMCom est un acteur reconnu de la digitalisation de l’accueil avec des solutions pour fluidifier le parcours des appelants tout en conservant la meilleure qualité d’accueil. Les technologies employées : SVI, reconnaissance vocale et synthèse vocale associées à une bonne connaissance métier ont fait son succès dans de nombreuses collectivités, dont 18 Préfectures, 10 Conseils Régionaux et Généraux.

Cette expérience s’est concrétisée dans un produit dédié aux prises de rendez vous et gestion de planning pour les mairies : https://welrdv-mairies-cni.fr/.

La solution online et vocale WelRDV

Le principe est la mise en place d’un service de prise de rendez-vous automatique pour Carte Nationale d’Identité et Passeport biométrique (voire d’autres services) sur Internet en quelques clics ou par un simple appel téléphonique , on voit les avantages :

  • Service disponible 24/7 y compris lors de demandes simultanées.
  • Réductions du flux d’appels arrivant sur votre service.
  • Dés-engorgement des communes équipées (en station biométrique) par la prise automatique des rendez-vous, par les usagers, par le web en quelques clics ou par téléphone en moins de 2 minutes.
  • Les mairies non équipées peuvent continuer d’assurer un certain niveau de « service de proximité » en renseignant leurs administrés et en prenant directement rendez-vous pour eux grâce au partage de l’accès au service.
  • Diffusion d’information sur les pièces à fournir et sur les démarches à effectuer. (pré-demande)
  • Réduction des rendez-vous non honorés grâce aux rappels de rendez-vous 48h à l’avance.
  • Possibilité d’annuler les rendez-vous par vos citoyens sans intervention de vos services .
  • Référencement et informations sur votre mairie (adresse, itinéraire, activités, horaires …) sur le site https://welrdv-mairies-cni.fr/
  • Accès téléphonique avec prise de rendez vous ergonomique  pour les populations peu à l’aise avec internet.

Un accès Internet administrateur permettant :

  • Création et modification des disponibilités (congés et des horaires exceptionnels).
  • Création, modification et report des rendez-vous.
  • Accès à l’ensemble de vos rendez-vous avec export possible.
  • Génération du code pour intégrer la prise de rendez vous sur le site de la mairie
Pack Liberté
Mois
59 HT
Rendez-vous en ligne
Mise en service : 249 € HT
Référencement de la mairie dans la plateforme Wel'RDV.
Intégration du service sur le site de la mairie (iframe).
Prise de rendez vous Internet par l'usager avec validation et rappel de rendez vous.
Partage de l'accès au planning avec des mairies de proximités
Intégration par nos soins de vos plannings, ouvertures/fermetures exceptionnelles et rendez-vous existants
Formation (à distance) de vos agents
Pack Sécurité 
Mois
99 HT
Rendez-vous en ligne & SMS
Mise en service : 249 € HT
Tous les Services du Pack Liberté
Gestion des SMS
L'abonnement inclut 500 SMS/mois, SMS supp. : 0,10 € HT / SMS
Pack Sérénité 
Mois
199 HT
Rendez-vous en ligne, SMS & accueil vocal
Mise en service : 499 € HT
Tous les Services du Pack Sécurité
L'abonnement inclut 1000 SMS/mois, SMS supp. : 0,10 € HT / SMS
La secrétaire virtuelle Léna prend en charge les appels à vos services.
L'usager peut prendre & annuler un rendez-vous par téléphone
Message studio personnalisé pour votre secrétariat virtuel
Mise en place de l'arborescence de votre Service Vocal Interactif
Mise en place du routage & renvoi du numéro tél. de vos services